SUDSKA PISARNICA

Opšti podaci o sudskoj pisarnici
U sudskoj pisarnici obavljaju se administrativno-tehnički poslovi po svim predmetima, kao i prijem i ekspedicija pošte. U ove poslove spadaju i vođenje upisnika, formiranje i raspodela predmeta, čuvanje predmeta, sastavljanje statističkih izveštaja i pružanje informacija strankama. Predmeti se formiraju u sudskoj pisarnici, unose se u upisnik pod određenim rednim brojem i nakon toga dodeljuju u rad određenom sudskom veću. Stranke mogu kontaktirati direktno sa sudijama, ali zbog obima posla i radi veće efikasnosti, sa sudom se uglavnom stupa u kontakt pismenim putem, ili preko pošte, ili se pismeni podnesci lično donesu u prijemnu kancelariju suda. Stranke se u pisarnici mogu upoznati sa svojim predmetom i od službenika dobiti potrebne informacije. Predmeti se u pisarnici čuvaju kao aktivni ili kao arhivirani. O strukturi predmeta i o radu sudskih veća pisarnica sastavlja redovne izveštaje za sudsku upravu, viši sud i ministarstvo pravde. Radom sudske pisarnice rukovodi upravitelj sudske pisarnice, koji je odgovoran direktno presedniku suda. U sudovima čiji je obim posla veći, a među njih svakako spada i Apelacioni sud u Novom Sadu, sudska pisarnica je podeljena na odseke, odnosno pisarnice koje su pridružene određenim sudskim odeljenjima (npr. odsek pisarnice za krivične predmete koja se nalazi pri krivičnom odeljenju, a skraćeno se naziva krivičnom pisarnicom).

Rad na predmetima u pisarnici
Poslove razvrstavanja i raspodele predmeta pisarnica obavlja prema utvrđenom godišnjem rasporedu poslova, odnosno posebnoj odluci predsednika. Raspodela se vrši po utvrđenom redosledu, a kontrolu raspoređivanja vrši predsednik suda, sekretar suda ili upravitelj pisarnice. Jedini kriterijum za raspoređivanje je redosled po kom predmeti pristižu na formiranje, a u slučaju istovremenosti, u upisnik se upisuju po azbučnom redu. Sudije, odnosno sudska veća ravnopravno dobijaju predmete u rad, onim redom kojim su pristizali. Izuzetno, za hitne predmete (npr. pritvorski predmeti u krivičnoj materiji) postoji poseban redosled raspoređivanja po sudskim većima, tj. ovi predmeti se dodeljuju u rad onom sudskom veću koje je dežurno u vremenskom periodu kada je predmet pristigao u sud (krajem svakog meseca, predsednika Apelacionog suda u Novom Sadu utvrđuje raspored dežurstava sudskih veća za postupanje u hitnim predmetima). Ovi predmeti se u upisnik uvode redom, ali se odmah daju u rad po utvrđenom rasporedu dežurstava.

Predmeti se najpre razvrstavaju po oblastima i upisuju u odgovarajući upisnik. Povodom žalbe izjavljene protiv sudske odluke nekog od sudova koji su pod teritorijalnom nadležnošću Apelacionog suda u Novom Sadu, sud prvog stepena, uz poseban obrazac sa prepisom odluke i primerkom pravnog leka, dostavlja sređeni predmet Apelacionom sudu u Novom Sadu. Po prijemu predmeta u prijemnoj kancelariji našeg suda (na prijemu pošte), on se dalje prosleđuje vodiocu upisnika određene referade unutar određenog odseka pisarnice, gde se formira novi predmet pod jednom od oznaka predviđenih upisnika (npr. ukoliko se radi o izjavljenoj žalbi protiv rešenja o produženju pritvora prvostepenog suda, predmet će u krivičnoj pisarnici ovog suda dobiti oznaku Kž II). Nadalje, novoformirani predmet dobija broj po redosledu zavođenja u odgovarajući upisnik i dodeljuje se u rad odeđenom sudskom veću po utvrđenom rasporedu (npr. Kž II 52/10). Dakle, službena oznaka spisa predmeta (i u građanskoj i u krivičnoj materiji) sadrži arapski broj sudije, oznaku upisnika, redni broj iz upisnika i skraćenu oznaku godine upisnika, s tim što se u zagradi navodi godina u kojoj je podnet akt kojim je pokrenut postupak pred prvostepenim sudom – npr. 2 Gž II 34/10 (2008).

Sudska pisarnica, nakon raspodele, predmete dostavlja sudskim većima u rad, a sudije, nakon uvida u predmet i nakon preduzetih službenih radnji, vraćaju predmet u pisarnicu, uz označavanje datuma evidencije ili datuma kada je zakazana nejavna ili javna sednica, odnosno glavni pretres. Na osnovu ovih datuma predmet se stavlja na određeno mesto u pisarnici i po isteku datuma evidencije opet se dostavlja sudijama na fahove. Sem toga, predmet se uvek dostavlja sudiji po zahtevu tog sudije, ali i kada na poslovni broj predmeta stigne podnesak sa čijom sadržinom sudija treba da se upozna. Pisarnica samostalno vrši tehničke poslove u vezi sa predmetom. Predmeti se čuvaju u pisarnici na propisan način, kako bi se izbegla oštećenja i svi vidovi zloupotrebe. Stranke mogu da se upoznaju sa predmetima, ali samo pod neposrednim nadzorom radnika pisarnice. Takođe, stranke mogu i fotokopirati spise predmeta, ali o svom trošku i pod nadzorom radnika pisarnice.

Vođenje upisnika i knjiga kretanja
Sudskim poslovnikom je predviđeno da sudovi vode upisnike i knjige kretanja, a po potrebi i druge knjige evidencije. Upisnike i pomoćne knjige pisarnica vodi odvojeno za svaku vrstu predmeta. Upisnici se vode tako da se u svakom trenutku uvidom u njih može utvrditi u kom je stadijumu postupak po određenom predmetu i gde se predmet nalazi.

Formirani predmeti se zavode pod rednim brojevima za određenu godinu, a zavode se i svi važniji podaci koji se tiču predmeta (ime sudije, odnosno broj sudskog veća, datum kad je predmet, odnosno inicijalni akt prispeo u sud), kao i svi procesni akti koji utiču na postupak. Podaci iz upisnika se unose i na računarsku mrežu suda, odnosno, vodi se elektronska verzija ovog upisnika. Na osnovu ovih podataka službenici strankama daju osnovne informacije o predmetu.

Sem upisnika, pisarnica u svom radu koristi i knjige kretanja, u kojima svaki predmet ima svoju rubriku, i u koju je upisano celokupno kretanje predmeta: kad je otišao u postupajuće veće, kad je vraćen u pisarnicu, eventualno i podatak o tome da li je predmet bio dat na uvid nekom drugom veću, sudu ili državnom organu (tužilaštvu ili sl). Na osnovu ovih knjiga moguće je utvrditi gde se predmet trenutno nalazi, ali i gde je sve bio. Ove knjige kretanja su sastavni delovi upisnika, odnosno - njegov operativni deo. Takođe, podaci o kretanju predmeta se nalaze i u elektronskom upisniku (koji se vodi preko računara).

Arhiva
Pravnosnažno rešeni predmeti arhiviraju se i čuvaju na osnovu pismene odluke sudije, koji na omotu predmeta svojim potpisom na štambilju određuje da je predmet za arhiviranje. Arhiva se nalazi u sastavu pisarnice, po pravilu u posebnoj prostoriji. Predmeti završeni u tekućoj i prethodnoj godini po pravilu se stavljaju u priručnu arhivu i drže u zasebnom ormanu u pisarnici (najduže dve godine), a svi ostali predmeti se predaju i drže isključivo u arhivi suda. Arhivski materijal, u koji pored arhiviranih predmeta spadaju i upisnici i druge pomoćne knjige, čuva, evidentira i klasifikuje arhivar.

Izveštaji i statistika
Pisarnica sastavlja redovne i povremene izveštaje o radu odeljenja i službi, odnosno, tromesečne, šestomesečne, godišnje i trogodišnje izveštaje o radu suda, odeljenja i pojedinih sudija, po jedinstvenoj metodologiji. Ovi izveštaji se dostavljaju sudskoj upravi, Ministru, neposredno višem sudu (za Apelacioni sud u Novom Sadu, to je Vrhovni sud), Vrhovnom kasacionom sudu i Visokom savetu sudstva.

Odseci pisarnice - informacije i kontakti
Pisarnica u Apelacionom sudu u Novom Sadu je, na osnovu Sudskog poslovnika i Pravilnika o unutrašnjem uređenju i sistematizaciji radnih mesta, podeljena na tri odseka:
- prijem i ekspedicija pismena,
- građanska pisarnica,
- krivična pisarnica.

Upravitelj sudske pisarnice je Ana Tot, III sprat, soba broj 313a, lokal 415.

Za sve informacije i kontakte potrebno je obratiti se na telefon centrale suda 021/4876-100, a zatim tražiti određeni lokal.

- Prijem i ekspedicija pismena ili prijemna kancelarija nalazi se na I spratu, soba broj 109, lokal 209.
Odsek se bavi poslovima prijema i ekspedicije pošte.

- Građanska pisarnica se nalazi na III spratu, soba 309, lokal 398.
Odsek obavlja poslove sa predmetima iz građanske materije i vodi upisnike pod sledećim oznakama:

• Gž – drugostepeni predmeti iz opšte građanske materije
• Gž 1 – drugostepeni predmeti iz oblasti radnog prava
• Gž 2 – drugostepeni predmeti iz oblasti porodičnih odnosa
• Reh-Ž – drugostepeni predmeti rehabilitacije
• R – odlučivanje u građanskopravnim sporovima o sukobu nadležnosti i prenošenju nadležnosti osnovnih i viših sudova, kada su ovi sprečeni ili ne mogu da postupaju u nekoj pravnoj stvari
• R3 - predmeti iz oblasti građanskog prava - posebna revizija
• R4 - predmeti iz oblasti radnog prava - posebna revizija
• R4 g - građanski postupci - suđenje u razumnom roku
• R4 r - radni sporovi - suđenje u razumnom roku.

- Krivična pisarnica se nalazi na III spratu, soba 311a, lokal 411 i 412.
Krivična pisarnica obavlja poslove sa predmetima iz krivične materije i vodi upisnike pod sledećim oznakama:

• Kž 1 – žalbe na presudu prvostepenog suda
• Kž 2 – žalbe na rešenja prvostepenog suda
• Kž 3 – rešavanje predmeta u trećem stepenu
• Kr – rešavanje o predlogu istražnog sudije za produženje pritvora, kao i rešavanje o sukobu i prenošenju nadležnosti sudova koji su pod teritorijalnom nadležnošću Apelacionog suda u Novom Sadu
• R – razni krivični predmeti
• Kžm – žalbe na odluke u postupcima koji se vode protiv maloletnih učinilaca krivičnih dela
• Kžm 1 – žalbe na odluke o pritvoru u postupcima koji se vode protiv maloletnih učinilaca krivičnih dela
• R4 k - krivični postupci - suđenje u razumnom roku.

Arhiva Apelacionog suda u Novom Sadu nalazi se u suterenu, soba B-2, lokal 193.